Homeoffice ist mittlerweile vielerorts zu einem integralen Bestandteil der täglichen Arbeit geworden. Doch neben den vielen Vorteilen, die diese Arbeitsform mit sich bringt, gehen damit auch einige Herausforderungen für Führungskräfte und Mitarbeitende einher.
Dieser Beitrag geht auf drei Kernprobleme der hybriden Arbeit ein und zeigt, wie diese erfolgreich bewältigt werden können.
Zentralisierte Kommunikation und Kollaboration
Es kommt in jeder Organisation auf eine effektive Kommunikationsbasis an. Fehlt diese, können Informationsverlust, mangelnde interne Abstimmung, schwacher Ideenaustausch und letztlich geringere Produktivität die Folge sein. Zudem ist das Kommunikationssetup in vielen Teams bzw. Abteilungen nicht flexibel genug: Sie können ihr Arbeitssystem bei organisatorischen oder personellen Veränderungen nicht agil anpassen.
In vielen Organisationen wurden bereits Kommunikations- und Kollaborationsplattformen implementiert, die verschiedene Kanäle für Echtzeitkommunikation und gemeinsame Dokumentenbearbeitung bieten. Allerdings sollten auch entsprechende Schulungen durchgeführt sowie Leitfäden zur effektiven Nutzung dieser Tools entwickelt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden alle relevanten Funktionen optimal nutzen. Wichtig ist zudem, Plattformen bestmöglich in bestehende Tools und Systeme zu integrieren, um die Verwaltung von Dokumenten, Aufgaben und Projekten weiter zu erleichtern. Die Personalabteilung sollte auch klare Richtlinie für die Kommunikation auf diesen Kanälen festlegen. So kann der Informationsfluss zeitnah, nahtlos, einheitlich und zuverlässig vonstattengehen.
Mitarbeiterengagement und soziale Isolation
Oftmals fühlen sich Mitarbeitende im Homeoffice oder in hybriden Teams isoliert oder abgekoppelt. Das in informellen Austauschen wie dem berühmten „Kaffeeautomaten-Tratsch“ oder dem Flurfunk enthaltene Ideen- und Problemlösungspotenzial ist ein Wertschöpfungsfaktor, den viele Organisationen in der Ära Homeoffice verloren haben. Die soziale Verbundenheit eines Teams kann aufgrund der physischen Distanz und der virtuellen Zusammenarbeit bröckeln oder gar nicht erst entstehen.
Durch Teamgeist wird die Motivation gesteigert und die Innovationskraft von Teams beschleunigt. Personalabteilungen sollten sich darum bemühen, virtuelle soziale Interaktionsmöglichkeiten zu schaffen. Dazu zählen zum Beispiel die Organisation virtueller Teambuilding-Veranstaltungen, virtuelle Kaffeepausen oder gemeinsame Online-Schulungen für Teams, die komplett remote arbeiten. Wer hybrid, also zumindest teilweise im Büro arbeitet, kann sich wiederum auf gemeinsame Präsenztage einigen oder regelmäßige Team-Lunches einplanen. In harmonischen Hybrid-Teams bildet sich ein entsprechender Wunsch im Team häufig von selbst – Führungskräfte müssen diesen dann lediglich kanalisieren und organisieren. All dies fördert den sozialen Zusammenhalt und stärkt die Bindung der Mitarbeitenden an die Organisation.
Leistungsmessung und Leitungsmanagement
Während manche Teammitglieder für engmaschige Anweisungen dankbar sind, kann Überkontrolle in hybriden Setups gerade bei Leistungsträgern zu Frustration und Ärger führen. Dennoch kommen Führungskräfte um eine Evaluierung des Teamerfolgs nicht herum. Es ist oft alles andere als leicht, die Arbeitsleistung einzelner Mitarbeitender ohne physische Präsenz beurteilen zu können. Auch besteht die Gefahr von Vertrauensproblemen, was die gewonnene Flexibilität durchaus torpedieren kann.
Kontrollmechanismen sollten in hybriden Workflows zunächst weniger auf die Kontrolle der individuellen Arbeitsleistung abzielen, denn diese erschließt sich häufig aus den Projektplattformen oder dem Mailverkehr. Dagegen sollten eher klare Ziele und Messgrößen für die gemeinsame Teamarbeit festgelegt sowie die interne Abstimmung optimiert werden. Dies kann in Form von regelmäßigen Update-Formaten zu Projekten und Fortschritten, aber zur allgemeinen Stimmungslage erfolgen. In der Praxis haben sich diesbezüglich etwa tägliche Check-Ins oder virtuelle Stand-up-Meetings bewährt, in denen jeder über seine aktuellen Aufgaben und Herausforderungen spricht.
Die Vertrauensbasis ist entscheidend
Letztendlich entscheidet vor allem eine belastbare Vertrauensbasis über den Erfolg hybrider und asynchroner Arbeitsmodelle. Führungskräfte müssen lernen, ihre Teams nicht mehr nach Arbeitszeiten auf der digitalen Stempelkarte zu beurteilen, sondern nach den Ergebnissen, die das Team einbringt.
Dabei sollte die Führungskraft sichtbar bleiben sowie Ansprechbarkeit signalisieren. Mitarbeitende verlassen sich häufig auch im Homeoffice darauf, dass ihre Vorgesetzten etwaige Probleme erkennen und proaktiv Hilfe anbieten.
Es geht aber nicht nur darum, dass Führungskräfte ihrem Personal eine eigenverantwortliche Arbeitsweise zutrauen – die Beschäftigten müssen diesem Vertrauen auch gerecht werden und ihre Arbeitsleistung in zuverlässiger Qualität erbringen. Homeoffice sollte insgesamt als Form der gegenseitigen Anerkennung verstanden werden, die Teamarbeit vereinfachen, Innovationskraft steigern und unter dem Strich zu mehr Produktivität führen kann.
