Ausgangslage und Problemstellung
Die Firma OptiSo Unternehmensberatung hat die IT-Abteilung einer niedersächsischen Gemeinde mit ca. 20.000 Einwohnern und ca. 300 Mitarbeitern (davon ca. 270 „Bildschirmarbeitsplätze“, inklusive Lehrern in den 7 Schulen) untersucht. In dem Team EDV, welches dem Fachbereich „Zentrale Dienste“ untergliedert ist, waren zum Stand der Untersuchung in der betreffenden Gemeinde 3,5 Vollzeitstellen besetzt.
Ziel der Untersuchung
Ziel der Organisationuntersuchung war es, die organisatorischen Abläufe und Prozesse des Team EDV unter Einbeziehung der Schnittstellen zu den Fachbereichen und weiteren Organisationseinheiten zu überprüfen und Verbesserungsvorschläge aufzuzeigen, wie Abläufe und Prozesse nachhaltig optimiert werden können bzw. welche strukturellen Veränderungen zu einer nachhaltigen Verbesserung der Arbeitssituation führen können.
Die Methoden der Beratung
Der Methodenbaukasten der Berater bestand aus einer breiten Dokumentenanalyse, Begehungen und Beobachtungen vor Ort, Diagnose- und Organisationsinterviews, Benchmarking-Analysen und Workshops zur gemeinsamen Erarbeitung von Verbesserungsempfehlungen.
Schritt 1: Dokumentenanalyse als Bestandsaufnahme
Zu Beginn wurde eine breite Dokumentenanalyse zur ersten Bestandsaufnahme verwendet. Hier wurden die Qualifikationen der Mitarbeiter in der EDV, die Aufgaben, die Projekte, die Ticketstruktur des Supports, die Serverstruktur, Verträge mit externen Dienstleistern, die Budgetorganisation für Hard- und Software, die Art und Anzahl der Drucker, Scanner und weiteren Geräte, der Fachsoftwareanwendungen etc. begutachtet.
Schritt 2: Begehungen und Beobachtungen vor Ort
Die Dokumentenanalyse wurde nun durch eine Besichtigung der Arbeitsplätze und -umgebung im Rathaus und den Außenstellen ergänzt, um sich u. a. ein Bild von den individuellen Rahmenbedingungen zu machen und die Bestandsaufnahme der Dokumentenanalyse zu ergänzen bzw. zu vertiefen.
Schritt 3: Interviews
Als dritten Schritt haben wir Diagnose- und Organisationsinterviews geführt. Diese fanden zunächst mit den Mitarbeitern des Team EDV und später mit Sachgebiets- und Fachbereichsleitern sowie auch mit Schulleitungen (den Nutzern) statt. Gerade mit dem Team EDV ging es hier darum, auch unbequeme Themen anzusprechen, die in der Gruppe kaum thematisierbar sind. Gerade die Nutzerperspektive ergänzte die Binnensicht des Team EDV sinnvoll, um Wunsch und Realisierbarkeiten abgleichen zu können.
Schritt 4: Personalbedarf
In einem letzten Schritt wurde eine Stellenbemessung durchgeführt, die sich auf verschiedene Szenarien und Optimierungsideen stützt. Hierfür nahm die Firma OptiSo ein qualitatives und quantitatives Benchmarking für die Organisation des Team EDV. Einbezogen wurden beispielsweise klassische Vergleichswerte von zu betreuenden „Bildschirmarbeitsplätzen“ je Stelle/VZÄ in der EDV sowie die Aufgabenorganisation gegenüber den Fachbereichen und Sachgebieten (IT-Koordinatoren für Fachanwendungen gegenüber den Fachsoftwareanbietern und deren Support, Bestellung von Hardware in Form einer Budget-/Beschaffungs-Umorganisation) sowie einem Einbezug externer Dienstleister (z.B. Vertrag für Drucker und Kopierermanagement, inkl. Toner).
Zusätzlich wurden laufende und künftige Projekte (Onlinezugangsgesetz, Digitalpakt Schule etc.) im Hinblick auf den Aufwand für die Projektumsetzung sowie hinsichtlich der späteren Kapazitätenplanung des laufenden Betriebes nach Projektumsetzung analysiert und beurteilt.
Schritt 5: Workshops
Workshops können in der Organisationsberatung als Instrument zur Erkenntnisgewinnung oder zur Entwicklung von Handlungsempfehlungen genutzt werden. Unser Fokus lag primär auf der Handlungsebene, jedoch diente ein Workshop mit dem Team EDV auch dazu, unsere Erkenntnisse (genau genommen Eindrücke) abzugleichen und abzusichern.
Die erarbeiteten Eindrücke der Berater wurden in Workshop 1 zunächst mit den Erfahrungen des Team EDV konfrontiert, um ein zukunftsfähiges Team EDV zu erarbeiten.
In einem zweiten Workshop haben wir die erarbeiteten Szenarien mit der „Organisationsabteilung“ abgeglichen, um auch hier eine möglichst differenzierte und praxistaugliche Sichtweise für unsere abschließenden Arbeitsergebnisse berücksichtigen zu können.
Ergebnisse
Als Ergebnis dieses Projektes haben wir der Gemeinde einen Vorschlag unterbreitet, der auf einer breiten Basis an Daten und Erkenntnissen, praxistauglichen Vorschlägen unter Einbezug der Fachleute vor Ort und zahlreicher Impulse und Erfahrungen der Berater basiert.
Herausgearbeitete Ergebnisse wurden in einem abschließenden Gutachten von OptiSo für die Gemeinde dokumentiert und sowohl in der Verwaltung als auch gegenüber dem Gemeinderat vorgestellt.
Das Beratungsteam von OptiSo
Als Berater in diesem Projekt fungierten Herr Christian Leidner (Bachelor of Science, Praktische Informatik und Technischer Leiter der OptiSo Gruppe) sowie Herr Dr. Dino Schubert (Perspektive der Verwaltungs- und Wirtschaftswissenschaften, Geschäftsführer der OptiSo Unternehmensberatung). Durch die interdisziplinäre Projektbesetzung von „IT“ und „Orga“ verfolgen wir das Ziel der Kombination der verschiedenen Sichtweisen für einen optimalen Projekterfolg in Bezug auf Optimierungen und Wirkung unserer Beratung.
Haben Sie Interesse an einer Organisationsuntersuchung und / oder Stellenbemessung in Ihrer IT-Abteilung? Sprechen Sie uns gern an.
Ansprechpartner:
Herr Dr. Dino Schubert
E-Mail: d.schubert@optiso-consult.de
Mobil: 01590 1900 125
