– So kann er gelingen –
Beschäftigte kennen die oft wöchentliche Teambesprechung, ob im öffentlichen Dienst oder in privaten Unternehmen. Informationen werden weitergegeben, Themen werden vorgestellt und manches Mal ein kleines Brainstorming angefangen um Ideen zu sammeln. Oftmals zeugen diese Meetings von geringer Komplexität. Als Führungskraft haben Sie möglicherweise das Gefühl, von Besprechung zu Besprechung zu laufen, die wichtigen Aufgaben jedoch nicht erledigt zu haben?
Mit der richtigen Meetingkultur ist es jedoch möglich, Meetings fokussierter und produktiver zu gestalten. Wie?
Zwei Fragen für eine neue Meetingkultur
Sie erhalten immer mehr E-Mails, viele sind noch gar nicht gelesen. Es entsteht Stress, es gibt für eine Person viel zu viel zu erledigen. Die angelernte Lösung? Viel mehr und schneller arbeiten. Jedoch verschärft sich das Problem dadurch nur. Da auf die beantworteten E-Mails und Mitteilungen viel mehr folgen. Abstimmungsbedarf steigt und genauere Erläuterungen werden benötigt. Auf unproduktive Meetings werden weitere Meetings angesetzt.
Mit Abstand betrachtet fällt dies auf. Eine Pause vom Marathon zu machen und sich neu zu fokussieren kann nicht nur die Freude an der Arbeit neu entfachen, sondern auch die ersehnten produktiven Ergebnisse mit geringerem Aufwand erzeugen. Der Fokus liegt wieder auf Wichtigem, nicht nur auf Dringendem.
Zwei Fragen für eine effektivere Meetingkultur
Stellen Sie sich bitte die folgenden Fragen, bevor Sie das nächste Meeting ansetzen:
– Welchen Zweck verfolgt das Meeting?
– Welches ist die effizienteste Form des Meetings?
Wenn zunächst klar wird, weshalb ein Meeting angesetzt werden soll, d.h. sowohl das gemeinsame Ziel wie auch die geplante Art der Interaktion deutlich wird, ist ein großer Schritt aus dem Meetingmarathon getan. Denn es hilft nicht nur, die Agenda präziser zu gestalten, sondern auch die grundlegende Erforderlichkeit zu hinterfragen.
Grundlegend können drei Arten der Interaktion für Meetings unterschieden werden.
1. Informieren, abstimmen und Ideen sammeln
Der Austausch von Informationen, dass weitere Vorgehen abzustimmen oder auch nur Ideen zu sammeln ist meist ein wenig komplexes Ziel. Auch ist dieser Vorgang meist weniger emotionsgeladen. Daher bietet sich hier ein asynchroner Informationsaustausch oder eine dezentrale Interaktion an. Ein Meeting ist hierzu meist nicht erforderlich.
2. Diskutieren und Entscheidungen treffen
Ist es erforderlich, dass eine Fragestellung diskutiert wird, so ist komplexe Kommunikation erforderlich. Hängt von der Diskussion für die Teilnehmenden etwas ab, so sind oftmals auch Emotionen eingebunden und der Austausch gewinnt an Fahrt. Um fokussiert und konstruktiv zu arbeiten ist ein „E-Mail-Tennismatch“ hier wenig zielführend. Hier bietet sich ein Meeting an. Je nach Umfang und dem abgeschätzten Diskussionsbedarf ist zu schauen, ob ein Online-Meeting oder ein Präsenz-Meeting geeigneter ist.
3. Kennen lernen, binden oder Konflikte lösen
Haben sich bereits im Vorwege Diskussionen ergeben oder sind Konflikte zu lösen, so ist ein Präsenz-Meeting die zu bevorzugende Wahl. Komplexe und emotionale Themen lassen sich im persönlichen Gespräch gezielter beleuchten. Ebenso lässt sich der Teamgeist einfacher pflegen.
Als Fazit lässt sich sagen: Je komplexer und emotionaler ein Thema und damit die Interaktion ist, desto effektiver ist ein Präsenz-Meeting. Ist ein Meeting erforderlich, lassen sich durch die zielgerichtete Auswahl des Meetingformats mehr Freiräume schaffen und der Ausbruch aus dem Meetingmarathon kann gelingen. Wichtige Aufgaben werden fokussierter erledigt und auch Beschäftigte können sich auf wichtige Informationen und Aufgaben konzentrieren. Es gilt also, nicht immer mehr zu tun, um mehr zu erreichen, sondern das geeignete Werkzeug auszuwählen.
