Das Bundesarbeitsgericht (BAG) definierte, die Personalakte als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis [Arbeitsverhältnis, Anm. d. Verfassers] stehen“ (BAG, Urteil v. 19.7.2012, 2 AZR 782/11). Damit findet eine unzählige Zahl an Dokumenten Einzug, auch jene wie Abmahnungen und Beschwerden. Oftmals stellt sich Beschäftigten die Frage, ob negativ auszulegende Dokumente auch wieder entfernt werden. Oder wann ein Anspruch auf Entfernung von Abmahnungen besteht.
Wann werden unrechtmäßige Abmahnungen entfernt?
Die Personalakte muss ein wahrheitsgemäßes, vollständiges sowie kontinuierliches Bild über das Beschäftigungsverhältnis geben. Daher haben Beschäftigte das Recht, unrichtige Eintragungen oder Abmahnungen entfernen zu lassen. Rechtswidrig erteilte Abmahnungen sind in analoger Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) zu entfernen, wenn sie unter anderem unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalten, inhaltlich zu unbestimmt oder nicht verhältnismäßig sind (vgl. BAG Urteil v. 12. August 2010 – 2 AZR 593/09 – Rn. 10). Dies erklärte auch das LAG Schleswig Holstein in seiner Begründung, wonach eine aufgrund einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung erfolgte Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen sei (vgl. LAG Schleswig-Holstein, Urteil v. 27.September 2022, Az: 1 Sa 39 öD/22).
Wann werden rechtmäßige Abmahnungen aus der Personalakte entfernt?
Wie verhält es sich mit zu Recht erteilten Abmahnungen? Für rechtmäßige Abmahnungen bestehen grundsätzlich keine Verjährungsfristen. Daher gibt es auch kein Datum, nachdem Abmahnungen der Löschung unterliegen. Die bisherige Praxis, wonach Beschäftigte nach zwei bis drei Jahren die Entfernung und damit die Löschung von Abmahnungen aus der Personalakte verlangen konnten, hat das BAG revidiert. Zwar darf der Arbeitgeber sich bei einer verhaltensbedingten Kündigung nur auf die in den letzten zwei bis drei Jahren erfolgten Abmahnungen stützen, jedoch darf er die Abmahnung in der Personalakte dokumentieren, bis „keinerlei berechtigtes Interesse an einer weiteren Aufbewahrung“ für den Arbeitgeber besteht. Somit muss das „durch die Abmahnung gerügte Verhalten […] für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden sein“ (BAG 19. Juli 2012, Az. 2 AZR 782/11), bevor eine Löschung verlangt werden kann.
Die Abmahnungen verlieren zwar ihre Warnfunktion, für zukünftige Entscheidungen des Arbeitgebers wie beispielsweise Beförderungen, Versetzungen oder Zeugnisbeurteilungen könnten diese dennoch von Bedeutung sein.
Daraus könnte zu entnehmen sein, dass zumindest Abmahnungen aufgrund leichter Pflichtverletzungen nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte zu entfernen sind, wenn dem Arbeitnehmer bis dahin nichts vorzuwerfen ist.
