Die Wirtschaft fordert das Abschaffen der Fax-Technik in der öffentlichen Verwaltung. Dass in Behörden zum Teil noch immer gefaxt wird, stößt in der Öffentlichkeit oftmals auf Unverständnis. Allerdings gibt es Gründe und sogar gesetzliche Verpflichtungen für ein Festhalten am Telefax. Wie ist diesbezüglich die aktuelle Lage in Niedersachsen, Bremen und Bayern?
Niedersachsen und Bremen halten weiterhin am Fax fest
Obwohl die Kommunikation per Telefax als nicht mehr zeitgemäß eingestuft wird, setzen Landesbehörden in Niedersachsen und Bremen weiterhin auf die veraltete Technik. So werden Schätzungen zufolge allein in niedersächsischen Landesbehörden noch rund 2.000 Fax-Anschlüsse betrieben. In Bremen sind noch ca. 250 Faxgeräte im Einsatz. Hinzu kommen noch Geräte der Kommune Bremerhaven.
„Die Fax-Technik ist in vielerlei Hinsicht veraltet und nicht mehr zeitgemäß“, teilte ein Sprecher des Innenministeriums in Hannover der Deutschen Presse-Agentur (dpa) mit. Deshalb sei die Technik in der Landesverwaltung weitgehend vom E-Mail-Versand abgelöst worden. Auch in der externen Kommunikation – etwa mit Bürgerinnen und Bürgern – sei die E-Mail längst der Standard.
Wo wird die Fax-Technik weiterhin verbreitet genutzt?
Zwar ist die Nutzung der Fax-Technik laut dem Ministerium in Niedersachsen stark rückläufig; vor allem in der Justiz kommt sie aber noch verbreitet zum Einsatz. Jedes Gericht, jede Staatsanwaltschaft und jede Justizvollzugsanstalt verfügt demnach noch über mindestens ein Faxgerät.
Nach einer Mitteilung des Bremer Finanzressorts werden solche Geräte zudem von der Polizei, der Feuerwehr und der Rettungsleitstelle im Betrieb behalten, da sie in der Lage sein müssten, Notrufe von Gehörlosen über ein sog. Notruf-Fax entgegenzunehmen.
Fax-Technik als Ausweichmöglichkeit
Dass in Verwaltungen noch immer Faxgeräte genutzt werden, liege auch an juristischen Gründen, teilte das niedersächsische Innenministerium weiter mit. Denn anders als ein Fax eigne sich eine herkömmliche E-Mail nicht für eine rechtssichere Kommunikation. „Darüber hinaus kann die Fax-Technik für den Fall von Cyberangriffen oder Krisensituationen als redundanter Kommunikationsweg von Vorteil sein.“
Anders als etwa die bayerische Staatsregierung Ende Januar angekündigt hatte, wollen Bremen und Niedersachsen das Fax daher vorerst nicht komplett aus der Landesregierung verbannen. „Eine vollständige Abschaffung der Fax-Technik ist in den niedersächsischen Landesbehörden bis auf Weiteres nicht geplant“, heißt es etwa aus dem Innenministerium in Hannover.
Unternehmerverbände fordern mehr Digitalisierung
Die Unternehmerverbände in Niedersachsen (UVN) stellen die Relevanz der Fax-Technik grundsätzlich in Frage. Der Verband verweist auf eine Studie des Digitalverbandes Bitkom, wonach 2023 zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland höchstens gelegentlich, selten oder gar nicht mehr faxten.
„Wenn Unternehmen Behörden Faxe schicken, dann weil es von den Behörden noch vorgegeben wird, und nicht, weil die Unternehmen selbst darauf bestehen“, sagte etwa UVN-Hauptgeschäftsführer Volker Müller.
Bayern plant Eindämmung der Faxgeräte in öffentlicher Verwaltung
Nach der bereits erwähnten Ankündigung, sich vollständig von der Fax-Technik zu lösen, nannte die bayerische Staatsregierung bereits einen ersten groben Zeitplan. So strebe man zur Mitte der Legislaturperiode „die weitgehende Volldigitalisierung der internen Verwaltungskommunikation“ in Bayern an. Ziel sei es zunächst, die Zahl der Faxgeräte in bayerischen Behörden noch in diesem Jahr drastisch zu reduzieren.
Allerdings wird die Abschaffung der Fax-Kommunikation nicht überall völlig problemlos und von heute auf morgen möglich sein. Außerdem werden die Behörden – auch die Ministerien – weiterhin für die Bürgerinnen und Bürger per Fax erreichbar sein.
Im März 2023 verfügte die bayerische Staatsverwaltung einer parlamentarischen Anfrage der Grünen zufolge über 3.766 Geräte. Damals teilte die Staatsregierung mit, dass „als Ausdruck von Service und Bürgerfreundlichkeit Faxgeräte weiterhin für Personen mit diesem bevorzugten Kommunikationsmittel vorgehalten“ werden sollen.
Dies soll auch zukünftig so beibehalten werden. Allerdings soll das Fax als Computerfax angenommen und medienbruchfrei digital weiterverarbeitet werden. Intern soll es zukünftig keine Kommunikation per Fax mehr geben. „Im Zentrum unserer Bemühungen steht die Idee, zukünftig in unserer gesamten Behördenkommunikation vollständige Ende-zu-Ende-Digitalisierung zu gewährleisten“, erläutert das Ministerium. Hier setze man künftig „auf durchgängig digitale Kommunikation“.
Fax auch in bayerischer Justiz noch verbreitet
In der Justiz gehörte die Fax-Kommunikation lange zum absoluten Standard. Kürzlich habe man einen Meilenstein erreicht, wie das bayerische Justizministerium auf dpa-Anfrage mitteilte. „Alle bayerischen Gerichte […] arbeiten in Zivil- und Familiensachen mit der E-Akte.“ Und schon seit Januar 2022 seien professionelle Prozessbeteiligte, insbesondere Anwälte, Notare und Behörden, grundsätzlich verpflichtet, Schriftsätze und Anlagen elektronisch einzureichen. Bei anderen Beteiligten würden Faxgeräte aber insbesondere noch für die Übermittlung eiliger Beschlüsse und Urteile eingesetzt.
„Die Justiz ist aktuell aus rechtlichen Gründen zur Entgegennahme von Telefaxen verpflichtet“, erklärt eine Sprecherin. „Zum einen bestehen entsprechende Vorgaben in den maßgeblichen bundesrechtlichen Verfahrensordnungen. Zum anderen folgt aus der Rechtsprechung des Bundesgerichts, dass Schriftformerfordernisse grundsätzlich auch durch die Übersendung eines Dokuments per Telefax gewahrt werden können.“
Auch hier gilt also: Bei der internen Kommunikation sollen Faxe so bald wie möglich komplett der Vergangenheit angehören. Nur bei der Kommunikation nach außen, mit „normalen“ Bürgerinnen und Bürgern, wird der Weg für Faxe weiterhin offen bleiben, teils auch offen bleiben müssen.
