Im Tagesgeschäft ist es oft schwierig, den Draht und damit einhergehend die Bindung zwischen dem Beschäftigten und der Führungskraft aufrechtzuerhalten. Richtig eingesetzt helfen Feedbackgespräche dabei, die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie die Arbeitsleistung und die Zusammenarbeit im Team zu stärken.
Warum brauchen wir Feedback in Arbeitsbeziehungen?
Bei Feedback geht es in zwischenmenschlichen Beziehungen darum, einer anderen Person mitzuteilen, welchen Eindruck deren (Arbeits-)Verhalten bei uns hinterlässt. Im Arbeitskontext kann das Geben und Annehmen von Feedback beispielsweise dabei helfen,
- zwischenmenschliche Beziehungen (z. B. zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten) zu verbessern,
- Verhaltensänderungen herbeizuführen,
- Stärken und Schwächen zu identifizieren,
- Ziele, Wünsche und Erwartungen zu definieren,
- das Selbstvertrauen und die Motivation zu stärken,
- eine Weiterentwicklung zu ermöglichen,
- die Zusammenarbeit und die Leistung im Team zu optimieren sowie
- das Arbeitsergebnis und die Arbeitsqualität zu fördern.
Insofern sind Feedbackgespräche ein wichtiges Führungsinstrument. Allerdings sollten beim Einsatz ein paar grundlegende Regeln beachtet werden, damit das Feedback sein volles Potenzial entfaltet.
Die Grundlagen erfolgreicher Feedbackgespräche
Neben der wichtigen Regel, dass Feedback möglichst zeitnah und regelmäßig gegeben werden sollte, haben noch weitere Faktoren Einfluss auf den Erfolg eines Feedbackgesprächs.
- Feedback sollte immer konkret sein. Es geht darum, beobachtetes Verhalten anzusprechen und eine Änderung herbeizuführen. Das gelingt am besten, indem man das Arbeitsverhalten möglichst präzise beschreibt und konkrete Situationen anspricht.
- Feedbackgespräche aus Überzeugung führen. Nur wenn die Führungskraft selbst von der Wirksamkeit regelmäßigen Feedbacks überzeugt ist, wird es gelingen, eine Feedbackkultur im Team zu etablieren. Andernfalls wird ein solches Gespräch lediglich als reine Pflichtveranstaltung verstanden – und die positiven Effekte bleiben zumeist aus.
- Feedback ist Kommunikation auf Augenhöhe. Das Geben und Annehmen von Feedback ist dann am wirkungsvollsten, wenn es sich um eine partnerschaftliche Kommunikation auf Augenhöhe handelt. Feedback funktioniert also in beide Richtungen. Auch die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit bekommen, seine Sichtweise darzulegen, bevor zum Abschluss des Gesprächs gemeinsam Ziele vereinbart werden.
- Feedbackgespräche erfordern Zeit, Struktur und Vorbereitung. Der Erfolg eins Feedbackgesprächs hängt vor allem von einer guten Vorbereitung ab. Daher sollte der Gesprächstermin frühzeitig angesetzt werden, sodass beide Seiten sich vorbereiten können. Auch sollte für das Gespräch ausreichend Zeit eingeplant werden.
So strukturieren Sie ein Feedbackgespräch
Der Ablauf eines Mitarbeitergesprächs lässt sich in folgende vier Phasen unterteilen.
- Gesprächseröffnung: Eine angenehme Atmosphäre schaffen; Ablauf sowie Sinn und Zweck des Gesprächs klarstellen
- Rückblick: gemeinsame Betrachtung der vergangenen Leistungszeitraums bzw. der aktuellen Situation; beide Gesprächsparteien geben ihr Feedback ab, vergleichen es miteinander und stellen Fragen
- Ausblick: Zusammenfassung und Beurteilung; Ableiten von Erwartungen, konkreten Entwicklungszielen und Maßnahmen; Erstellen einer Zielvereinbarung bzw. eines individuellen Entwicklungsplans
- Abschluss: Klärung eventueller offener Fragen und des weiteren Vorgehens; Terminierung des nächsten Feedbackgesprächs bzw. eines Anschlusstermins; motivierende Verabschiedung
WICHTIG DABEI:
- Halten Sie die Zielvereinbarung bzw. den Entwicklungsplan in jedem Fall schriftlich fest.
- Formulieren Sie individuelle Ziele, die sich aus den Organisationszielen ableiten und die im Einklang mit den Zielen des gesamten Teams stehen.
- Nutzen Sie die SMART-Regel für die Zielformulierung:
Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert.
