In unserem letzten Beitrag wurden bereits zwei Tipps formuliert, wie Verwaltungen ihre Kommunikation nach außen verbessern können. Hier kommen diesbezüglich noch drei weitere Ratschläge für eine erfolgsversprechende Behördenkommunikation.
Aktives Social-Media-Management
Die Freigabeprozesse sind ein Garant für gute Behördenkommunikation. Umständliche Freigabeschleifen stellen ein Problem dar – die Lieferung von Inhalten erfolgt nur langsam und unnötige Korrekturen könnten die Kommunikatoren frustrieren.
Postings in sozialen Netzwerken sollten sogar gänzlich ohne Freigabe abgesetzt werden, da auf diesen Plattformen diskutiert statt plakatiert wird. Im Sinne des aktiven Social-Media-Managements sollten dabei relevante Hashtags beobachtet und verwendet werden, um sowohl die eigene Reichweite zu erhöhen als auch zum Teilen von Beiträgen sowie zur Diskussion anzuregen.
In der Kommunikation passieren natürlich auch Fehler. Insofern benötigt es eine gesunde Fehlerkultur, damit daraus gelernt und es zukünftig besser gemacht wird.
Einblicke in die tägliche Arbeit geben
Sogenannte Corporate Influencer schreiben auf ihrem privaten Kanal über die Arbeit und die Kultur der Behörde und fungieren so als Markenbotschafter der eigenen Organisation. Dabei ist es wichtig, dass darauf geachtet wird, dass die Inhalte der Corporate Influencer nicht in Selbstdarstellung ausartet, sondern der Kommunikationsstrategie folgend zielgruppenorientiert Content aus dem beruflichen Umfeld liefern.
Der Einsatz von Corporate Influencern ist dann erfolgreich, wenn die Beschäftigten von sich aus – mit Nennung ihres richtigen Namens und ihrer Position – die Botschaften der Verwaltung aktiv kommentieren und teilen. Dabei können Social-Media-Guidelines hilfreich sein. Diese sollten als Tipps und Ratschläge verfasst sein. Die Behörde sollte dann Profilbilder, Textvorschläge und Videomaterial zur Verfügung stellen – am besten auf dem Kanal, auf dem sie strategisch die Postings wünscht.
Krisen-Kommunikation testen
Angesichts so großer Freiheiten herrscht in den Behörden oftmals Angst vor einem „Shitstorm“ vor. Um sich auf diesen (unwahrscheinlichen) Fall vorzubereiten, sollten für Beiträge, wo Kritik zu erwarten ist, bereits entsprechende Kanäle und Hashtags angeboten und die Kollegen in Bereitschaft versetzt werden.
Darüber hinaus kann auch der Einsatz einer Software zur Überwachung bzw. Organisation des Contentplans, der Freigaben des Vier-Augen-Prinzips, des Controllings sowie des aktiven Social-Media-Managements hilfreich sein. Außerdem sollten alle Teilnehmenden des Newsrooms dauerhaft per Chat erreichbar sein, damit alle bei aktuellen und unerwarteten Entwicklungen informiert werden und die Behörde so schnell wie möglich reagieren kann. Des Weiteren empfiehlt es sich den Ablauf einer „Kommunikationskrise“ dahingehend zu testen, ob die Meldekette funktioniert.
