Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?
Was schreiben Sie in Ihre Bewerbung? Neben einem Anschreiben, in dem Sie sich mit Ihren Fertigkeiten dem potentiellen Arbeitgeber vorstellen, enthält Ihre Curriculum Vitae etliche Personenbezogene Daten. Hierzu gehören neben der Adresse und weiteren Kontaktdaten, der berufliche Werdegang oder erworbene Qualifikationen. So manche Bewerbende tätigen sogar Angaben über Familie und Angehörige. Damit sind in der Bewerbung sensible und schützenswerte Daten enthalten. Die personenbezogenen Daten der Bewerbung stellen eine Verbindung aus dem privaten Bereich zu potenziellen Arbeitgebern her, um sich diesen zu präsentieren. Daher kommt dem Datenschutz im Umgang mit Bewerbungsunterlagen eine bedeutende, oftmals jedoch unterschätzte Rolle zu.
Grundsätze zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Bewerbende stellen personenbezogene Daten im apriorischen Vertrauen zur Verfügung, dass mit diesen Daten verantwortungsbewusst und sorgsam umgegangen wird.
Gem. dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) dürfen „personenbezogene Daten von Beschäftigten […] für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung […] erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). Da jedoch weder das BDSG noch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) exakte Aufbewahrungsfristen nennen, sind hier die Datenschutzprinzipien anzuwenden.
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt das Verarbeitungsverbot mit Erlaubnisvorbehalt. Daraus folgt u.a., dass die Bewerbungsdokumente nur „für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden und […] nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet werden“ dürfen (Zweckbindung) (§ 5 Abs. 1 b) DSGVO). Werden diese Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr benötigt, so sind diese in Ermangelung einer Verarbeitungsgrundlage zu löschen. Der Grundsatz der Zweckbindung definiert somit den Rahmen der Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen.
Aufbewahrungsfristen nach der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
Werden Bewerbende abgelehnt, benötigt die Organisation die Daten zur Vorbereitung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr. Dennoch könnte für Arbeitgeber die „Verarbeitung […] zur Wahrung der berechtigten Interessen“ erforderlich sein, z.B. wenn Bewerbende Ansprüche wegen Benachteiligung haben könnten. Gem. § 15 Abs. 3 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) ist ein Anspruch innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Ablehnung geltend zu machen. Eine Klage aufgrund von Ansprüchen wegen Benachteiligung muss innerhalb von drei Monaten nach Geltendmachung des Anspruchs eingereicht werden. Daraus ergibt sich unter Berücksichtigung von Verzögerungen eine Aufbewahrungsfrist von fünf bis sechs Monaten. Davon abweichend kann es in seltenen Fällen Gründe zur weiteren Aufbewahrung von Dokumenten geben.
Ziehen Bewerbende die Bewerbung um eine Stelle zurück, mit der für gewöhnlich die Bitte um Löschung einhergeht, ist der Zweck zur Verarbeitung der Daten der betroffenen Person nicht mehr gegeben. Da diese Bewerbungsunterlagen für eine Besetzung nicht mehr relevant sind, entfällt der Zweck der Verarbeitung, weshalb die Daten auch ohne Bitte um Löschung unverzüglich zu löschen sind. (Art. 17 Abs. 1 a) DSBVO).
Aufbewahrungsfristen nach der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
Die Bewerbungsunterlagen von Beschäftigten dürfen jedoch auch nicht dauerhaft aufbewahrt werden. Nachdem es zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses gekommen ist, sind die eingereichten Bewerbungsunterlagen dahingehend zu prüfen, ob diese für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Alle Dokumente, die für das laufende Beschäftigungsverhältnis nicht erforderlich sind, sind unverzüglich zu löschen oder zurückzugeben. Dies gilt regelmäßig für das Anschreiben, Schul- und Ausbildungszeugnisse. Die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und die damit einhergehende Prüfung der Voraussetzungen haben in dem vorherigen Prozess stattgefunden.
Auch sonstige Aufzeichnungen, Testergebnisse und E-Mails sind vollständig zu löschen.
Fazit
Die Dokumente von Bewerbenden, dürfen für die Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, solange der Zweck gegeben ist. Entfällt dieser aufgrund einer Ablehnung durch die Organisation, bestehen Aufbewahrungsfristen von bis zu sechs Monaten. Im Anschluss sind alle Daten zu löschen. Bei Beschäftigten ist im Anschluss zu prüfen, welche Dokumente für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Durch einen strengen Datenschutz bleibt das Vertrauen und die Privatsphäre der Bewerbenden zu einem neuen Arbeitgeber gewahrt, wie auch die persönlichen Daten.
